Ob das Rathaus einen neuen Außenanstrich braucht, der Bauhof eine defekte Heizungsanlage reparieren lassen muss oder der Kindergarten neue Sanitäranlagen bekommt: Kommunen vergeben täglich Aufträge an Handwerksbetriebe. In der Summe sind das erhebliche Volumen. Allein in Nordrhein-Westfalen entfallen nach Schätzungen des Städte- und Gemeindebunds jährlich mehrere Milliarden Euro auf kommunale Bau- und Instandhaltungsleistungen unterhalb der EU-Schwellenwerte. Für 2026 gelten dabei neue Rahmenbedingungen, die Kämmerer und Bauverwaltungen kennen sollten.

Schwellenwerte und was sie für den Alltag bedeuten

Der wichtigste Orientierungspunkt bei der Vergabe bleibt der EU-Schwellenwert für Bauaufträge. Er liegt seit dem 1. Januar 2024 bei 5.538.000 Euro und gilt bis Ende 2025 unverändert. Für 2026 ist eine Anpassung durch die EU-Kommission vorgesehen, die alle zwei Jahre stattfindet. Kommunen sollten diese Änderung aktiv verfolgen, da sie bestimmt, ab welchem Auftragswert ein europaweites Vergabeverfahren Pflicht wird.

Unterhalb dieser Grenze greift die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) beziehungsweise in Bayern die Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen und Bauleistungen. Die UVgO erlaubt bei Liefer- und Dienstleistungen bis 1.000 Euro eine Direktvergabe ohne Markterkundung. Für Bauleistungen gilt nach VOB/A eine Direktvergabe bis 10.000 Euro netto als zulässig, die beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb bis 50.000 Euro. Viele Bundesländer haben diese Grenzen in den vergangenen Jahren angehoben, um Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Sachsen etwa erlaubt seit 2022 Direktvergaben bei Bauleistungen bis 25.000 Euro netto.

Freihändige Vergabe: Spielraum nutzen, Dokumentation nicht vergessen

Gerade bei dringlichen Reparaturen oder kleineren Instandhaltungsmaßnahmen greifen Kommunen häufig zur freihändigen Vergabe. Das ist vergaberechtlich legitim, solange die Voraussetzungen vorliegen und die Entscheidung sauber dokumentiert wird. Problematisch wird es, wenn über mehrere Jahre immer derselbe Betrieb beauftragt wird, ohne dass je ein Preisvergleich stattfand. Kommunalaufsichtsbehörden und Rechnungsprüfungsämter schauen hier zunehmend genauer hin.

Eine praxistaugliche Lösung: Viele Gemeinden legen intern eine Liste mit drei bis fünf vorab geprüften Betrieben je Gewerk an. Für Reparaturen unter 10.000 Euro holen sie telefonisch oder per E-Mail Kurzangebote von zwei dieser Betriebe ein und dokumentieren die Entscheidung mit einem einfachen Vergabevermerk. Das reicht in den meisten Bundesländern aus und schützt vor Rügen durch die Rechnungsprüfung.

Geeignete Betriebe finden: Mehr als eine Frage des Netzwerks

Kleine Gemeinden mit wenig eigenem Baupersonal stehen vor einem praktischen Problem: Sie kennen oft nur wenige Betriebe vor Ort und vergeben Aufträge häufig über persönliche Kontakte. Das ist verständlich, birgt aber das Risiko einseitiger Abhängigkeiten und fehlender Marktübersicht. Wer systematisch vorgeht, nutzt heute auch digitale Plattformen zur Marktrecherche. Über Handwerker finden lassen sich zum Beispiel regional tätige Betriebe nach Gewerk und Postleitzahl recherchieren, bevor eine engere Auswahl zur Angebotsabgabe aufgefordert wird.

Wichtig bleibt: Die Aufnahme in eine kommunale Bieterliste ist kein Selbstläufer. Betriebe sollten vorab Nachweise über Eintragung in die Handwerksrolle, eine aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse sowie Angaben zur Betriebshaftpflichtversicherung liefern. Wer das im Vorfeld klärt, spart Zeit, wenn ein konkreter Bedarf entsteht.

Qualitätssicherung bei kleinen Aufträgen

Bei Aufträgen unterhalb von 50.000 Euro verzichten viele Kommunen auf förmliche Abnahmeprotokolle. Das ist ein Fehler. Auch bei einer Dachrinnenreparatur für 3.000 Euro oder dem Austausch einer Heizungspumpe für 800 Euro sollte mindestens eine schriftliche Bestätigung über die ausgeführten Arbeiten vorliegen. Sie bildet die Grundlage für eventuelle Gewährleistungsansprüche, die nach BGB fünf Jahre betragen, bei Baumängeln an Gebäuden sogar fünf Jahre ab Abnahme.

Empfehlenswert ist ein zweistufiges Verfahren: Nach Auftragserteilung erhält der Betrieb einen schriftlichen Bestellschein mit klarer Leistungsbeschreibung. Nach Fertigstellung unterzeichnet ein Mitarbeiter des Bauhofs oder der zuständigen Verwaltung ein einfaches Abnahmeblatt. Beide Dokumente werden zur Rechnung abgeheftet. Dieser Aufwand beträgt in der Praxis kaum mehr als zehn Minuten, verhindert aber spätere Streitigkeiten über den Umfang der ausgeführten Leistung.

Regionale Wirtschaft stärken: Was zulässig ist, was nicht

Viele Bürgermeister und Gemeinderäte wünschen sich, dass kommunale Aufträge bevorzugt an ortsansässige Betriebe gehen. Das Vergaberecht setzt dem klare Grenzen. Eine formale Bevorzugung lokaler Bieter ist unzulässig, sobald eine Ausschreibung stattfindet. Zulässig ist es hingegen, bei beschränkten Ausschreibungen gezielt lokale oder regionale Betriebe zur Angebotsabgabe einzuladen, solange deren Eignung und Leistungsfähigkeit gegeben ist.

• Zulässig: Regionale Betriebe gezielt in den Bieterkreis aufnehmen, sofern sie geeignet sind
• Zulässig: Lose-Aufteilung großer Aufträge zur Förderung mittelständischer Betriebe (§ 97 Abs. 4 GWB)
• Unzulässig: Mindestabstand zum Gemeindegebiet als formales Zuschlagskriterium
• Unzulässig: Preisabzüge für Betriebe aus anderen Kreisen oder Bundesländern

Wer bei beschränkten Ausschreibungen drei regionale und zwei überregionale Betriebe einlädt, ist vergaberechtlich auf der sicheren Seite und gibt lokalen Handwerkern gleichzeitig eine faire Chance.

Zahlungsfristen: Kommunen sollten 2026 besonders aufpassen

Das Zahlungsverzugsrecht ist für viele Handwerksbetriebe ein ernstes Thema. Öffentliche Auftraggeber zahlen nach Zahlen des Zentralverbands des Deutschen Handwerks im Schnitt deutlich langsamer als private Auftraggeber. Die gesetzliche Frist beträgt nach § 16 Abs. 5 VOB/B 30 Tage ab Rechnungseingang. Wird sie überschritten, entstehen automatisch Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz.

Für 2026 plant die EU eine Verschärfung der Zahlungsverzugsrichtlinie. Öffentliche Stellen sollen künftig verpflichtet werden, innerhalb von 30 Tagen zu zahlen, ohne dass Betriebe dies gesondert anmahnen müssen. Die Umsetzung in deutsches Recht steht noch aus, zeichnet sich aber ab. Kommunen sollten ihre internen Rechnungsläufe daher bereits jetzt auf Durchlaufzeiten unter drei Wochen trimmen, um keine bösen Überraschungen zu erleben.

Wer als Gemeinde die beschriebenen Punkte beherzigt, kommt mit vergaberechtlichen Prüfungen in der Regel gut durch und pflegt gleichzeitig ein verlässliches Verhältnis zu den Handwerksbetrieben vor Ort. Das zahlt sich aus: Betriebe, die fair behandelt werden, stehen erfahrungsgemäß auch für kurzfristige Notfalleinsätze zur Verfügung.