Unter anderem stehen viele regionale Unternehmen vor der Herausforderung, ihre IT-Prozesse effizient zu gestalten und gleichzeitig wirtschaftlich zu arbeiten. Und genau an dieser Stelle kommen mittlerweile vermehrt moderne IT Service Management (ITSM)-Lösungen infrage.

Mit ihrer Hilfe ist es gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen möglich, die IT-Organisation zu optimieren und Abläufe noch effizienter zu gestalten. Wichtige Möglichkeiten, die in diesem Zusammenhang eine besonders große Rolle spielen, sind unter anderem die Bereiche Automatisierung, Transparenz und Servicequalität.

Gleichzeitig lassen sich mit den passenden Maßnahmen oft auch Kosten senken. Die folgenden Abschnitte gehen noch etwas genauer auf die verschiedenen Vorzüge von ITSM-Lösungen ein.

Vorteil Nr. 1: Eine effiziente Verwaltung von IT-Services

Mithilfe moderner ITSM-Lösungen ist es möglich, eine zentrale Plattform für alle IT-Services eines Unternehmens zu schaffen. Vor allem regional agierende, eher kleinere, Unternehmen können hier profitieren, da diese ohnehin häufig mit tendenziell eher begrenzten IT-Ressourcen arbeiten.

Zudem sorgt ein ITSM-System für standardisierte Abläufe und klar definierte Verantwortlichkeiten innerhalb der IT-Abteilung. Festgelegte Workflows und Automatisierungen helfen dabei, eine einmal festgelegte Struktur zu wahren und so letztendlich auch Zeit zu sparen. Oder anders: Jeder weiß genau, was er wann zu tun hat.

Entsprechende Auswirkungen zeigen sich auch in Bezug auf die Ticketverwaltung. Viele moderne ITSM-Lösungen helfen den Nutzern dabei, besagte Tickets in verschiedene Kategorien einzuteilen und besonders dringende Fälle zu priorisieren.

Genau das trägt oft dazu bei, dass die IT effizienter arbeitet und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit steigt.

Vorteil Nr. 2: Mögliche Kosteneinsparungen durch Automatisierung

Wer wirtschaftlich arbeiten möchte, sollte mit Hinblick auf ITSM-Lösungen ebenfalls keine Kompromisse eingehen. Die richtigen Tools helfen dabei, Kosten zu senken, weil es auf ihrer Basis oft möglich ist, wiederkehrende Prozesse zu automatisieren und so die IT-Abteilung entlasten.

Infolgedessen reduzieren sich Routineaufgaben, die früher noch „von Hand“ erledigt werden mussten. Auf diese Weise bleibt den IT-Mitarbeitern mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgabenbereiche. Zu guter Letzt bedeutet dies auch, dass ITSM-Systeme eine große Hilfe sein können, wenn es darum geht, die zur Verfügung stehenden IT-Ressourcen noch besser zu nutzen.

Vorteil Nr. 3: Eine optimierte IT-Sicherheit

Egal, ob kleines oder großes Unternehmen: Mit Hinblick auf den Bereich der IT-Sicherheit sollte kein Unternehmen Kompromisse eingehen. Moderne ITSM-Lösungen helfen dabei, Sicherheitsvorgaben einzuhalten und einschlägige Risiken zu minimieren.

Typische Faktoren, die in diesem Zusammenhang relevant werden, sind unter anderem…:

• eine ITSM-gestützte Identitäts- und Zugriffsverwaltung, die Unternehmen dabei hilft, sicherzustellen, dass ausschließlich die jeweils befugten Personen auf sensible Daten und Systeme zugreifen können. Die entsprechenden Rechte können vergeben, aber auch wieder entzogen werden.
• Funktionen, die gewährleisten, dass eventuelle Sicherheitsvorfälle schnell erkannt und gemeldet werden können. Diese Optionen stellen sicher, dass die IT-Abteilung im Notfall schnell handeln kann.

Vorteil Nr. 4: Eine Verbesserung der Servicequalität für Kunden und Mitarbeiter

ITSM-Lösungen sorgen nicht nur für eine effizientere IT-Organisation, sondern können unter anderem auch den IT-Support für Kunden und Mitarbeiter optimieren. Eine besonders wichtige Rolle nehmen in diesem Zusammenhang die oft deutlich kürzeren Reaktionszeiten ein. Auf ihrer Grundlage wird sichergestellt, dass IT-Anfragen nicht übersehen werden oder zu lange unbearbeitet bleiben.

Wer noch einen Schritt weitergehen möchte, sollte sich gegebenenfalls zusätzlich mit sogenannten Self-Service-Portalen auseinandersetzen. Wie die Bezeichnung schon ein wenig vermuten lässt, handelt es sich hierbei um Plattformen, über die Mitarbeiter IT-Anfragen selbstständig einreichen können. Zudem hilft ein Bereich, der sich mit häufigen Problemen beschäftigt, dabei, vielleicht sogar selbst auf die nötige Lösung zu kommen. „Kleinigkeiten“ wie diese entlasten die IT-Abteilung und sorgen unter Umständen dafür, dass einem reibungslosen Arbeitsalltag nichts im Wege steht.

Moderne ITSM-Lösungen sind oft flexibler als gedacht

Jedes Unternehmen ist anders. Und genau das spiegelt sich unter anderem auch in den vielseitigen Möglichkeiten wider, die moderne ITSM-Lösungen bieten. Viele Anbieter setzen zum Beispiel auf modulare Funktionen, die je nach Bedarf aktiviert oder erweitert werden können.

Wenn sich zum Beispiel irgendwann zeigt, dass ein einfaches Ticketsystem nicht mehr ausreicht, ist es dann möglich, später noch weitere Funktionen, wie zum Beispiel automatisierte IT-Prozesse hinzuzufügen.

Unternehmen, die keine eigene IT-Infrastruktur betreiben möchten, können wahlweise auch auf cloudbasierte ITSM-Lösungen zurückgreifen. Hier kümmern sich die entsprechenden Anbieter um die nötigen Updates und Wartungen. Die Folge: Die Mitarbeiter der IT-Abteilung können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und werden zusätzlich entlastet. Zudem lassen sich cloudbasierte Lösungen oft schneller implementieren.