Wer in einer kommunalen Beschaffungsstelle arbeitet, kennt das Problem: Reinigungsleistungen werden ausgeschrieben, der günstigste Anbieter gewinnt, und nach wenigen Monaten häufen sich Beschwerden aus Schulen, Rathäusern oder Sporthallen. Der Kreislauf beginnt von vorn. Dabei lässt sich das mit einer durchdachten Vergabestrategie vermeiden. Was Städte und Gemeinden 2026 wirklich beachten sollten, ist weniger eine Frage des Preises als der Systematik.

Warum der Preis allein zum Scheitern verurteilt ist

Das Vergaberecht schreibt den wirtschaftlichsten, nicht zwingend den billigsten Anbieter vor. Dieser Unterschied wird in der Praxis noch immer zu selten genutzt. Eine Untersuchung des Deutschen Instituts für Urbanistik aus dem Jahr 2023 zeigt, dass rund 61 Prozent aller kommunalen Reinigungsausschreibungen den Preis mit mehr als 70 Prozent gewichten. Das Ergebnis: Anbieter kalkulieren knapp, setzen auf Mindestlohn, sparen beim Reinigungspersonal und liefern Qualität, die nach dem ersten Prüftermin nachlässt.

Wer die Gewichtung verändert und Qualitätskriterien auf 30 bis 40 Prozent hochsetzt, verändert den Wettbewerb fundamental. Dabei geht es nicht um subjektive Eindrücke, sondern um messbare Parameter: Zertifizierungen, Qualitätssicherungssysteme, Nachweispflichten bei Unterauftragnehmern und Erfahrungsnachweise mit vergleichbaren Objekten.

Leistungsverzeichnis: Hier entstehen die meisten Fehler

Das Leistungsverzeichnis ist das Herzstück jeder Reinigungsausschreibung. In der Praxis sind diese Dokumente häufig veraltet, zu unspezifisch oder schlicht kopiert aus alten Vergaben. Schulen mit Linoleum-Böden, Rathäuser mit Natursteinböden und Sporthallen mit PVC-Belägen haben völlig unterschiedliche Anforderungen an Reinigungsmittel, Maschinen und Intervalle.

Wer Flächen pauschal ausschreibt, ohne Bodenart, Verschmutzungsgrad und Nutzungsfrequenz zu differenzieren, darf sich nicht wundern, wenn das Ergebnis enttäuscht. Dass eine fachgerechte, materialspezifische Reinigung Oberflächen schützt und deren Lebensdauer deutlich verlängert, belegen auch Erfahrungen wie die der Reinigungsfirma Dietikon, die zeigen, dass falsche Pflegemethoden Schäden verursachen können, die teurer sind als Jahre an Reinigungskosten.

Konkret empfiehlt sich für das Leistungsverzeichnis eine Raumgruppensystematik: Sanitärbereiche, Verkehrsflächen, Büros und Sonderbereiche werden jeweils mit eigenem Reinigungsturnus, eigenem Leistungssoll und messbaren Qualitätsstufen beschrieben. Der Bewertungsstandard RAL GZ 902 des Güteausschusses Gebäudereinigung bietet dafür eine anerkannte Grundlage.

Nachhaltigkeitsanforderungen rechtssicher einbauen

Seit der Reform des Vergaberechts 2021 und den verschärften Anforderungen durch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz sind Kommunen zunehmend gefordert, soziale und ökologische Kriterien in Ausschreibungen zu verankern. Das ist möglich, muss aber präzise formuliert sein, sonst drohen Nachprüfungsverfahren.

Zulässige und gerichtsfeste Anforderungen sind zum Beispiel:

• Nachweis der Zahlung des jeweils geltenden Branchenmindestlohns (2025: 13,50 Euro, 2026 voraussichtlich 14,25 Euro) durch monatliche Lohnnachweise
• Verwendung von Reinigungsmitteln mit EU-Ecolabel oder dem Blauen Engel
• Maschinenparks mit Energieeffizienzklasse A oder vergleichbarer Zertifizierung
• Nachunternehmerklauseln, die Kettenvergaben ohne Genehmigung ausschließen

Was nicht funktioniert: allgemeine Formulierungen wie „umweltfreundliche Reinigung“ ohne Definition. Diese sind angreifbar und im Zweifel nicht durchsetzbar.

Vertragscontrolling: Ohne Kontrolle keine Qualität

Der häufigste Fehler nach der Vergabe ist das Ausbleiben strukturierter Kontrolle. Ein Vertrag ist nur so gut wie sein Kontrollmechanismus. Kommunen, die keine Qualitätssicherungsvereinbarung in den Vertrag aufnehmen, haben nach Vertragsschluss kaum Handhabe, wenn die Leistung nachlässt.

Empfehlenswert ist ein dreistufiges Kontrollmodell:

• Eigenkontrollen des Auftragnehmers mit Dokumentationspflicht (z.B. wöchentliche Rapporte je Objekt)
• Stichprobenkontrollen der Kommune anhand eines standardisierten Protokolls, mindestens quartalsweise
• Eskalationsstufen mit Vertragsstrafen bei wiederholten Mängeln, konkret und nicht pauschal formuliert

Einige Kommunen setzen inzwischen auf digitale Kontrollsoftware, bei der Reinigungskräfte Tätigkeiten per QR-Code am Objekt dokumentieren. Das reduziert Papierbürokratie und schafft nachvollziehbare Leistungsnachweise. Düsseldorf erprobt dieses Modell seit 2024 in 14 städtischen Liegenschaften mit nach eigenen Angaben spürbarer Qualitätssteigerung.

Losaufteilung und Mittelstand

Das Vergaberecht schreibt die Losaufteilung vor, sofern keine besonderen Gründe dagegen sprechen. Für kommunale Reinigungsleistungen bedeutet das: Große Gesamtpakete sollten in geografische oder objektspezifische Lose aufgeteilt werden, damit auch kleinere und mittlere Reinigungsunternehmen die Chance haben, Aufträge zu erhalten.

Wer ein gesamtes Stadtgebiet in einem einzigen Los ausschreibt, schließt de facto alle regionalen Anbieter aus und landet bei den vier oder fünf bundesweit tätigen Reinigungskonzernen. Das ist vergaberechtlich heikel und widerspricht dem erklärten Ziel vieler Kommunen, regionale Wirtschaftskreisläufe zu stärken.

Praktisch hat sich eine Loseinteilung nach Objektkategorien bewährt: Schulen in einem Los, Verwaltungsgebäude in einem zweiten, Sportstätten und Sonderobjekte in einem dritten. Das ermöglicht spezialisierte Anbieter und erleichtert das Controlling.

Was 2026 neu zu beachten ist

Für Vergaben ab 2026 zeichnen sich zwei Entwicklungen ab, auf die Kommunen vorbereitet sein sollten. Erstens wird die Umsetzung der europäischen Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) auch mittelbare Auswirkungen auf kommunale Lieferkettenanforderungen haben. Größere Reinigungsunternehmen werden zunehmend zu Nachhaltigkeitsberichten verpflichtet, was Kommunen bei der Eignungsprüfung nutzen können.

Zweitens steigen die Energiekosten weiter, was sich auf die Kalkulation von Reinigungsdienstleistern auswirkt. Kommunen, die Verträge mit festen Einheitspreisen über vier oder fünf Jahre abschließen, sollten Gleitklauseln einbauen, die auf anerkannte Indizes wie den Verbraucherpreisindex oder den Tariflohnindex des Statistischen Bundesamtes verweisen. Andernfalls droht entweder Insolvenz beim Auftragnehmer oder schleichende Qualitätsminderung, weil der Spielraum fehlt.

Gebäudereinigung ist kein Randthema kommunaler Beschaffung. Wer in einer mittelgroßen Stadt mit 50.000 Einwohnern die Reinigung aller öffentlichen Gebäude neu ausschreibt, vergibt oft Aufträge im Volumen von zwei bis vier Millionen Euro pro Jahr. Dass dieser Betrag strategisch und nicht nach Schema F vergeben werden sollte, liegt auf der Hand.